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RESPONSABLE TRANSPARENCE & CONFORMITE

Publiée le 16.10.2020

Entreprise

Site Internet : http://acted.org/fr/pays/burkina-faso-3/
Secteur d´activité :
Activités associatives
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ACTED est présent au Burkina Faso depuis Juillet 2019 à travers des actions humanitaires dans les régions du Nord, Centre-Nord, Centre et Sahel ... lire la suite

Détails de l'annonce

Poste proposé : RESPONSABLE TRANSPARENCE & CONFORMITE

RESPONSABLE TRANSPARENCE & CONFORMITE
DESCRIPTION DE POSTE
L’objectif de ce poste est de :

- Assurer le respect des procédures internes ACTED par l’ensemble des départements au niveau du bureau coordination capitale et sur l’ensemble des bases de la mission ;
- Assurer une documentation complète et précise des projets conformément à la liste de contrôle FLAT (Finance, Logistique, Administration/RH, Transparence, Sécurité) ;
- Appuyer le département Transparence & Conformité dans la préparation et la réalisation des classeurs FLAT ;
- Préparer le Rapport Mensuel de Conformité (MCR) et ses annexes ;
- Appuyer le département dans le processus d’archivage et de remontée de la documentation ;
- Préparer, réaliser, et faire le suivi des audits externes ;
- Préparer, réaliser, et faire le suivi des audits internes.
Le Chargé Transparence & Conformité travaille sous la supervision directe du Directeur Pays.
RELATIONS HIERARCHIQUES
Sous l’autorité de :

Directeur Pays & Responsable Finance Pays
Sous la supervision de :
Directeur Pays
RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations Internes:
- Tous les départements : Finance, Logistique,
Ressources Humaines, Développement de projet
Relations Externes :
- Auditeurs externes
- Partenaires d’implémentation
- Fournisseurs
ACTIVITES ET RESPONSABILITES
1. Gestion du processus de conformité FLAT
• Suivre le processus de conformité en assurant la remontée de la documentation des projets depuis les bases au bureau de coordination capitale ;
• Assurer des contrôles réguliers sur la qualité de la documentation : vérifier l’exactitude et la consistance des informations des documents au regard des procédures ACTED et rapporter toute erreur au Directeur Pays et au département concerné ;
• Prendre part au processus de revue de conformité et s’assurer que la documentation respecte les procédures ACTED à travers l’outil FLA-02 : Compléter les FLA-02 de manière mensuelle, rapporter les éventuelles non-conformités, et proposer des plans de régularisation et des pistes d’amélioration le cas échéant ;
• Assister le département pour la soumission des classeurs FLAT à la Coordination Pays une fois le processus de vérification du classeur effectué ; et assurer le bon archivage des classeurs ;
• Sur demande du Directeur Pays, réaliser les « Investigations des reçus et des cotations » (FLA-05) ;
• Sur demande du Directeur Pays, participer aux Due diligences des partenaires et suivre la mise en place des plans de réduction des risques ;
• Sur demande du Directeur Pays, assister aux activités ciblées (présentant un enjeu de conformité) des projets afin de s’assurer de leur conformité et de l’existence de documents justificatifs ;
• Prendre part et rapporter la mise en œuvre des recommandations et des plans d’actions issus des audits ;
• Identifier et partager les leçons à tirer, les bonnes pratiques, et les améliorations des procédures ACTED, issues du processus de revue de conformité, des audits internes et externes ;
• Réaliser de façon ad hoc toute autre activité demandée par l’un des membres du Département Transparence & Conformité ;
• Se conformer au Code de Conduite des auditeurs ACTED (AUD-05).
2. Participation à la préparation, le bon déroulement et le suivi des audits externes
• Assurer la préparation des audits externes, via la revue des documents justificatifs, l’identification des éventuelles anomalies et l’envoi des « Listes de contrôle conformité » (FLA-02) au Directeur Pays;
• Identifier les risques, les communiquer au Directeur Pays et mettre en œuvre des mesures correctives en lien avec le département concerné ;
• Contribuer au bon déroulement de l’audit externe : se rendre disponible, mettre en œuvre les actions correctives demandées, participer aux réunions de lancement et de clôture de chaque audit externe.

• Appuyer le Directeur Pays dans l’écriture et la mise à jour du « Suivi de l’audit externe » (AUD-01) pour les audits stratégiques et/ou sur demande du département Audit du siège
• Mettre à jour le fichier de suivi des recommandations d’audit externe (AUD-02) et s’assurer de la mise en œuvre des recommandations des audits externes en lien avec les autres départements.
3. Participation à la préparation, la réalisation, et le suivi des audits internes
• Fonctions d’audit interne : conduire des spotchecks réguliers, rédiger les rapports de spotchecks et assurer le suivi des recommandations ;
• Suivi des recommandations issues des audits internes au niveau des zones et du bureau capital ;

• Préparer des termes de référence (AUD-03) pour la conduite de mission d’audit interne sur les bases ACTED du pays et les faire valider ;
• Planifier, organiser et mener des missions d’audit interne, conformément au plan d’audit (AUD-06) et à la méthodologie d’audit interne ACTED (en utilisant la checklist d’audit interne) ;
• Rédiger le plan d’action (AUD-04B) et le rapport d’audit (AUD-04A) et le partager aux équipes ACTED concernées.
4. Reporting
• Préparer le Rapport Mensuel de Conformité (MCR) : communiquer les informations reçues lors de la mise en œuvre du processus FLAT, de la préparation des audits externes, de l’appui aux audits internes ;
• Participer à la mise à jour des Annexes du MCR : AUD-02, AUD-06, AUD-07, FLA-00, FLA-01, FLA-02, FLA-03.

Profil recherché pour le poste : RESPONSABLE TRANSPARENCE & CONFORMITE

• Diplôme d’études supérieurs niveau master
• Au moins quatre ans d’expérience dans une position similaire
• Une expérience au sein d’une ONG et une expérience en management seront appréciées
• Excellentes connaissances les logiciels de bureau Microsoft (Outlook, Word, Excel)
• Rigueur, sérieux, honnêteté et ponctualité
• Être en mesure de travailler en équipe et sous pression
• Flexibilité, dynamisme, bon relationnel
• Sens d’équité et de confidentialité
• Sens de l’analyse et capacité à proposer des solutions aux problèmes rencontrés.
• Capacités de communication et de reporting.

Critères de l'annonce pour le poste : RESPONSABLE TRANSPARENCE & CONFORMITE
Métier :
Gestion, comptabilité, finance
Management, direction générale
Secteur d´activité :
Activités associatives
Type de contrat :
CDD
Région :
Banfora - Bobo Dioulasso - Dédougou - Dori - Fada N'Gourma - Gaoua - Kaya - Koudougou - Manga - Ouagadougou - Ouahigouya - Tenkodogo - Ziniaré
Niveau d'expérience :
Expérience entre 2 ans et 5 ans
Niveau d'études :
Bac+5 et plus
Langues exigées :
françaiscourant
Nombre de poste(s) : 1

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